REMINDER: 2nd QTR 2024 IFTA - due 07/31/24 2290 IRS Over the Road Tax - due 08/31
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HOS - Hours of Service - refers to the maximum amount of time drivers are permitted to be on duty including driving time, and specifies number and length of rest periods, to help ensure that drivers stay awake and alert. In general, all carriers and drivers operating commercial motor vehicles (CMVs) must comply with HOS regulations found in 49 CFR 395.
Summary of Hours of Service Regulations
PROPERTY-CARRYING DRIVERS
Who Must Comply?
https://www.fmcsa.dot.gov/regulations/hours-service/summary-hours-service-regulations
The IRS 2290, Schedule 1, is the Heavy Highway Vehicle Use Tax (HHVUT) paid to the IRS. It must be filed and paid annually for every truck that drives on public highways and weighs over 55,000 lbs.
When you file your 2290 Form, a Stamped Schedule 1 will be provided to you through as your receipt for this Heavy Highway Vehicle Use Tax. The stamped Schedule 1 form is required to register your vehicles each year.
The 2290 Form is due annually between July 1 and August 31. It is a prepaid tax, meaning in July 2023 you will pay from July 2023 through June 2024.
Both the tax return and the Heavy Highway Vehicle Use Tax must be paid by the deadline in order to avoid penalties and interest. This tax must also be paid anytime a new vehicle is added to your fleet for the remainder of that year. In this case the tax is due by the end of the month following the date the vehicle is first used on the public highways.
Every two years, the information associated with your DOT number must be updated. You can do this online if you have your DOT PIN # or by filing form MCS-150. This update gives FMCSA the most current information on your company and ensures that the data available is current and accurate.
IRP stands for International Registration Plan. It is an agreement that authorizes registration among all the jurisdictions, United States and provinces of Canada, where commercial motor vehicles operate. The fees are based on the proportion of miles you’ve traveled in each state. IRP is also known as tags, apportioned plates, or license plates.
The International Fuel Tax Agreement , also known as IFTA, is an agreement between participating states (all but Oregon) to pay taxes based on the amount of miles traveled in the state instead of where the fuel was purchased, it is paid by interstate commercial motor carriers. There are 58 member jurisdictions of IFTA, including 48 American states and 10 Canadian provinces. An annual IFTA license, and 2 decals per truck, must be in your truck for interstate travel. You will also file fuel taxes quarterly.
DISTANCE RECORDS (MILES TRAVELED):
Driver trip sheets or Individual Vehicle Distance Records (IVDR) for each IFTA qualified vehicle MUST be maintained and MUST INCLUDE the following:
✓ Date(s) of trip (starting and ending)
✓ Distance (trip miles) traveled in each jurisdiction
✓ Trip origin and destination
✓ Total Distance (trip miles)
✓ Route of travel (highway numbers)
✓ Power Unit number or vehicle identification number
✓ Beginning and Ending odometer/hub odometer readings for trip
✓ Registrant/Licensee name
FUEL RECORDS / RECEIPTS:
Evidence of taxes paid on fuel purchased and pumped into each IFTA qualified vehicle MUST be maintained.
OVER THE ROAD FUEL PURCHASES:
Unaltered vendor-generated receipts, invoices, credit card receipts, or automated transaction listings MUST be maintained in order to receive credit on your IFTA Tax Return for taxes already paid.
All fuel receipts/invoices MUST INCLUDE the following:
✓ Date of Purchase
✓ Price per gallon/liter or total amount of sale
✓ Name and Address of seller ✓ Unit number or vehicle identification number
✓ Number of gallons/liters purchased
✓ Driver/purchaser’s name
✓ Type of fuel purchased
✓ PREPAID FUEL RECEIPTS/INVOICES ARE NOT ACCEPTABLE
Please view helpful forms for a better understanding of Mileage and Distance Summaries under "Resources'. You may download these forms to use as needed.
Motor carriers that have recently applied for USDOT Registration are considered “New Entrants” in the industry.
A New Entrant Safety Audit is generally considered an outreach opportunity for the motor carrier to demonstrate knowledge and compliance with federal regulations; however, the audit may result in the motor carrier official being responsible to take corrective actions for safety fitness concerns.
A Certificate of Insurance (COI) is used to provide proof of insurance when applying for or renewing your IRP (license plate registration) in the state of Florida.
In Florida a COI must contain all of the following information:
All Certificates of Insurance (COI) must list FLHSMV department as a Certificate Holder:
Department of Highway Safety and Motor Vehicles
Bureau of Commercial Vehicle and Driver Services
2900 Apalachee Parkway, Mail Stop 62
Tallahassee, Florida 32399-6552
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HOS - Horas de Servicio - se refiere a la cantidad máxima de tiempo que los conductores pueden estar en servicio, incluido el tiempo de conducción, y especifica el número y la duración de los períodos de descanso, para ayudar a garantizar que los conductores permanezcan despiertos y alertas. En general, todos los transportistas y conductores que operan vehículos motorizados comerciales (CMV) deben cumplir con las reglamentaciones de HOS que se encuentran en 49 CFR 395.
Resumen de las Regulaciones de Horas de Servicio
CONDUCTORES DE TRANSPORTE DE BIENES
¿Quién debe cumplir?
La mayoría de los conductores de vehículos motorizados comerciales (CMV) deben cumplir. En general, un CMV es un vehículo que se usa como parte de un negocio y está involucrado en el comercio interestatal y se ajusta a cualquiera de estas descripciones:
https://www.fmcsa.dot.gov/regulations/hours-service/summary-hours-service-regulations
El IRS 2290, Schedule 1, es el Impuesto sobre el uso de vehículos pesados en carreteras (HHVUT) pagado al IRS. Deberá radicarse y pagarse anualmente por cada camión que circule por la vía pública y pese más de 55,000 lbs. Cuando presente su Formulario 2290, se le proporcionará un Schedule 1 sellado como su recibo de este Impuesto sobre el uso de vehículos pesados en las carreteras. Se requiere el formulario de Schedule 1 sellado para registrar sus vehículos cada año.
El Formulario 2290 vence anualmente entre el 1 de julio y el 31 de agosto. Es un impuesto prepagado, lo que significa que en julio de 2023 pagará desde julio de 2023 hasta junio de 2024.
Tanto la declaración jurada como el Impuesto sobre el Uso de Vehículos Pesados en las Carreteras deben pagarse en la fecha límite para evitar multas e intereses. Este impuesto también debe pagarse cada vez que se agregue un nuevo vehículo a su flota por el resto de ese año. En este caso, el impuesto vence al final del mes siguiente a la fecha en que el vehículo se utiliza por primera vez en la vía pública.
Cada dos años se debe actualizar la información asociada con su número de DOT. Puede hacerlo en línea si tiene su número de PIN del DOT o completando el formulario MCS-150. Esta actualización brinda al FMCSA la información más actualizada sobre su empresa y garantiza que los datos disponibles sean actuales y precisos.
IRP significa Plan de Registro Internacional. Es un acuerdo que autoriza el registro entre todos los Estados Unidos, y provincias de Canadá, donde operan vehículos comerciales de motor. Las tarifas se basan en la proporción de millas que ha viajado en cada estado. IRP también se conoce como chappas, placas, o tablillas.
El Acuerdo Internacional de Impuesto sobre el Combustible, también conocido como IFTA, es un acuerdo entre los estados participantes (todos menos Oregón) para pagar impuestos relacionado a la cantidad de millas recorridas en el estado en lugar de donde se compró el combustible. Hay 58 miembros de IFTA, incluidos los 48 estados estadounidenses y 10 provincias canadienses. Una licencia IFTA anual y 2 calcomanías por camión deben estar en su camión para viajes interestatales. También se presenta los impuestos sobre el combustible trimestralmente.
REGISTROS DE DISTANCIA (MILLAS RECORRIDAS):
Las hojas de viaje del conductor o los registros de distancia de vehículos individuales (IVDR) para cada vehículo calificado por IFTA DEBEN mantenerse y DEBEN INCLUIR lo siguiente:
✓ Fecha(s) de viaje (inicio y finalización)
✓ Distancia (millas de viaje) recorrida en cada jurisdicción
✓ Origen y destino del viaje
✓ Distancia total (millas de viaje)
✓ Ruta de viaje (números de carretera)
✓ Número de unidad de potencia o número de identificación del vehículo
✓ Lecturas iniciales y finales del odómetro/cuentakilómetros central para el viaje
✓ Nombre del titular/licenciatario
REGISTROS/RECIBOS DE COMBUSTIBLE:
DEBE mantenerse evidencia de los impuestos pagados sobre el combustible comprado y bombeado en cada vehículo calificado por IFTA.
COMPRAS DE COMBUSTIBLE EN CARRETERA:
DEBEN conservarse recibos, facturas, recibos de tarjetas de crédito o listados de transacciones automatizados generados por el proveedor sin alterar para recibir crédito en su declaración de impuestos IFTA por los impuestos ya pagados.
Todos los recibos/facturas de combustible DEBEN INCLUIR lo siguiente:
✓ Fecha de compra
✓ Precio por galón/litro o monto total de venta
✓ Nombre y dirección del vendedor
✓ Número de unidad o número de identificación del vehículo
✓ Número de galones/litros comprados
✓ Nombre del conductor/comprador
✓ Tipo de combustible comprado
✓ NO SE ACEPTAN FACTURAS/RECIBOS DE COMBUSTIBLE PREPAGADO
Consulte formularios útiles para comprender mejor los resúmenes de millas y distancias en 'Resources'. Puede descargar estos formularios para usarlos según sea necesario.
Los autotransportistas que solicitaron recientemente el registro de USDOT se consideran "Nuevos Entrantes" en la industria.
Una Auditoría de Seguridad de "Nuevos Entrantes" generalmente se considera una oportunidad de divulgación para que el autotransportista demuestre conocimiento y cumplimiento de las regulaciones federales; sin embargo, la auditoría puede resultar en que el oficial del autotransportista sea responsable de tomar medidas correctivas para los problemas de idoneidad de seguridad.
Se utiliza un Certificado de seguro (COI) para proporcionar prueba de seguro al solicitar o renovar su IRP (registro de matrícula) en el estado de Florida.
En Florida, un COI debe contener toda la siguiente información:
• Nº Vin del camión
• Numero de póliza
• Fecha de inicio y fecha de vencimiento de la póliza
• PIP: protección contra lesiones personales
• Nombre completo de la Compañía de Seguros
• Código NAIC de la Compañía de Seguros
• el titular del certificado que se indica a continuación:
Todos los Certificados de Seguro (COI) deben incluir el departamento de FLHSMV como Titular del Certificado:
Department of Highway Safety and Motor Vehicles
Bureau of Commercial Vehicle and Driver Services
2900 Apalachee Parkway, Mail Stop 62
Tallahassee, Florida 32399-6552
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HOS - Horas de Serviço - refere-se à quantidade máxima de tempo que os motoristas podem estar em serviço, incluindo o tempo de condução, e especifica o número e a duração dos períodos de descanso, para ajudar a garantir que os motoristas permaneçam acordados e alertas. Em geral, todas as transportadoras e motoristas que operam veículos motorizados comerciais (CMVs) devem cumprir os regulamentos HOS encontrados em 49 CFR 395.
Resumo dos Regulamentos de Horas de Serviço
CONDUTORES DE PROPRIEDADE
Quem deve cumprir?
A maioria dos motoristas de veículos motorizados comerciais (CMV) devem cumprir. Em geral, um CMV é um veículo que é usado como parte de um negócio e está envolvido no comércio interestadual e se encaixa em qualquer uma das seguintes descrições:
https://www.fmcsa.dot.gov/regulations/hours-service/summary-hours-service-regulations
As transportadoras de automóveis que solicitaram recentemente o registro USDOT são consideradas “novas entrantes” no setor.
Uma Auditoria de Segurança de "Novos Entrantes" é geralmente considerada uma oportunidade de divulgação para a transportadora de automóveis demonstrar conhecimento e conformidade com os regulamentos federais; no entanto, a auditoria pode resultar na responsabilidade do oficial do transportador de motor de tomar ações corretivas para questões de adequação de segurança.
Um Certificado de Seguro (COI) é usado para fornecer prova de seguro ao solicitar ou renovar seu IRP (registro de placa de licença) no estado da Flórida. Na Flórida, um COI deve conter todas as seguintes informações:
• Vinculação do Caminhão #
• Número da apólice de seguro
• Data de início e data de expiração da apólice
• PIP - Proteção contra danos pessoais
• Nome completo da Seguradora
• Código NAIC da Seguradora
• o Titular do Certificado listado abaixo
Todos os Certificados de Seguro (COI) devem listar este departamento como Detentor do Certificado:
Department of Highway Safety and Motor Vehicles Bureau of Commercial Vehicle and Driver Services 2900 Apalachee Parkway, Mail Stop 62
Tallahassee, Florida 32399-6552
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